Какие документы принимает нотариус на хранение

Порядок принятия на хранение документов

Какие документы принимает нотариус на хранение

Нотариальное действие по принятию на хранение документов предусмотрено ст. 97-98 Основ о нотариате. На сегодняшний день правом принимать документы на хранение обладают исключительно нотариусы. Ранее совершать это действие также имели право консульские должностные лица, но затем был принят и введен в действие Консульский устав РФ, не предполагающий такого права.

Особенности принятия документов на хранение

В Основах о нотариате не раскрывается определение документов, хотя действие имеет к ним непосредственное отношение. Ввиду этого для присвоения статуса информации в задокументированном виде нотариусы используют положения ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Замечание 1

Руководствуясь данными положениями, документом можно называть информацию с реквизитами, которая содержится на материальном носителе таким образом, чтобы ее было можно идентифицировать.

На хранение может быть принят документ на любом физическом носителе. Электронная документация не имеет материального носителя, она не может быть принятой на хранение. В данный момент в нотариальном деле никак не регулируется порядок принятия и хранения документов в электронном виде.

Опись принимаемых документов

В соответствие с принятыми нормами, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. Нормативно-правовой порядок регулирует оформление описи, по принятым нормам и правилам она должна включать в себя:

  • Данные нотариуса – ФИО, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист относится;
  • Данные о стороне, передающей документы на хранение;
  • Название документа с обязательным упоминанием вида – оригинал или копия, присвоенный номер, даты составления и выдачи;
  • Название организация, которая выдала документ, или иной источник, который будет полезен для идентификации;
  • Краткое содержание документа;
  • Обязательно упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений – ветхости, оборванных фрагментов, клякс и прочих помарок, отсутствующих частях текста.

Должностное лицо обязуется вернуть документ в том же виде, в каком он был принят, описание физического состояния документа имеет огромное значение для обеспечения сохранности в нотариальной практике.

Нотариус подписывает оба экземпляра, то же самое делает и человек, который передает документы на хранение.

На практике подпись нотариуса часто дополнительно заверяют его печатью без изображения Государственного герба РФ.

Также предусмотрено хранение без описи, нотариус может принять документ, не составляя опись, если это соответствует желанию человека, передающего документ.

При этом в Основах о нотариате нет четкой формулировки о том, в каком виде должна быть выражена просьба принять документ без описи.

Для того, чтобы избежать проблем и обезопасить свою деятельность, на практике данную просьбу всегда оформляют в письменной форме.

Опиши задание

Замечание 2

Еще одним обязательным условием приема на хранение без описи является упаковка, она осуществляется определенным образом. После надлежащей упаковки целостность пакета подтверждается печатью нотариуса, ставятся подписи нотариуса и лица, сдавшего упаковку.

Для того, чтобы принять на хранение документы с описью, нотариус помещает их в персональный пакет.

Целостность и сохранность пакета в данном случае подтверждается только печатью и подписью нотариуса, подпись сдавшего на хранение лица по правилам не требуется.

Если же нотариус принимает на хранение без описи, то использование отдельного пакета, заверение печатью и подписью выполняется по усмотрению нотариуса.

После получения документов с описью нотариус отвечает за их сохранность, при хранении без описи работают другие условия. Если документы сдаются без описи, то нотариус будет ответственным исключительно за сохранность и целостность упаковки с документами.

Подтверждением сдачи документов и обязательным условием для того, чтобы получить их, является свидетельство о принятии документов, оно оформляется по форме, утвержденной Минюстом РФ. По правилам делопроизводства один экземпляр данного свидетельства прилагается в нотариальное дело.

Рисунок 1. Свидетельство, подтверждающее принятие документов на хранение

Документы будут храниться до окончания обозначенного срока либо выдаются по запросу ранее истечения этого срока. Для того, чтобы получить документы, требуется заявление от лица, которое оставило их на хранение, или вступившее в силу судебное решение.

Нотариус вправе выдать документы:

  • Лицу, сдавшему на хранение;
  • Уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
  • Лицу, указанному во вступившем в силу судебном решении.

Замечание 4

Если документы были приняты на хранение без упаковки, то нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи.

Если документы изымаются из хранения в соответствии с решением суда, то предоставления свидетельства и описи не требуется, единственное обязательное условие получения – копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

Нотариальные процедуры перед принятием документов

Перед тем, как выдать хранившиеся документы, нотариус должен соблюсти ряд процедур. Необходимой мерой является сверка предъявленного свидетельства и описи со вторыми экземплярами, хранящимися в нотариальном деле. Если же выдача производится в соответствии с решением суда, то происходит сверка материалов нотариального дела с информацией, содержащейся в копии судебного решения.

Замечание 5

Документы могут быть выданы только при отсутствии расхождений в представленной информации, при отсутствии сомнений у нотариуса в отношении полномочий заявителя.

Подтверждением получения документов является расписка, данная мера предусмотрена с. 94 Правил нотариального делопроизводства, предусмотрена форма расписки о получении документов от нотариуса. Расписка о получении должна быть предоставлена нотариусу и сохранена в нотариальном деле.

Рисунок 2. Расписка о принятии документов на хранение

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/pravo/notariat/porjadok-prinjatija-na-hranenie-dokumentov/

Принятие на хранение документов

Какие документы принимает нотариус на хранение

В ст. 97-98 Основ о нотариате предусмотрено совершение нотариального действия по принятию на хранение документов. Правом на совершение такого нотариального действия в настоящее время наделены только нотариусы, хотя ранее, до принятия и введения в действие Консульского устава РФ, его могли совершать и консульские должностные липа.

Несмотря на то, что это действие непосредственно связано с документами, Основы о нотариате, как ранее отмечалось, не раскрывают понятие документа.

Поэтому нотариусы при определении статуса документированной информации, передаваемой им на хранение, руководствуются положениями ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

В соответствии с указанным государственным стандартом документом признается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В настоящее время передать на хранение нотариусу можно документ на любом материальном носителе, за исключением документов, изложенных в электронной форме, поскольку Основами о нотариате порядок принятия на хранение электронных документов не урегулирован.

В рамках установленного порядка нотариус принимает документы на хранение по описи, составляемой в двух экземплярах, один из которых остается у нотариуса, а другой выдастся лицу, сдавшему документы. В отсутствие нормативно-правового урегулирования порядка составления описи в нотариальной практике выработались следующие правила ее составления. В описи указываются:

  • – фамилия, имя, отчество нотариуса, которому передаются на хранение документы, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы;
  • – сведения о лице, передающем документы на храпение;
  • – наименование и вид (подлинник или копия) передаваемого документа, дата его составления и (или) выдачи, номер и краткое содержание, наименование органа, выдавшего документ и иная информация, позволяющая идентифицировать документ;
  • – физическое состояние документа (ветхий, сырой, оборванный, с наличием оговоренных или неоговоренных исправлений, с кляксами, с отсутствием части текста и т.п.).

Описание физического состояния документа является весьма важной и значимой частью составляемой описи, так как нотариус по истечении срока хранения должен вернуть документ в том же виде, в каком он принял его на хранение. Оба экземпляра описи подписываются не только нотариусом, но и лицом, передающим документ на хранение. Подпись нотариуса на описи может быть заверена оттиском его печати без воспроизведения Государственного герба РФ.

Законодатель предусматривает возможность принятия нотариусом документов на хранение и без описи – при наличии соответствующей просьбы лица, передающего документы.

Хотя Основы о нотариате ничего не говорят о том, в какой форме должна быть изложена просьба лица о принятии на храпение документов без описи, на практике во избежание в дальнейшем каких-либо недоразумений такая просьба оформляется в письменном виде.

Кроме того, обязательным условием реализации такой возможности является также упаковка передаваемых документов надлежащим образом. Представленная лицом упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и сдавшим эту упаковку лицом.

При принятии документов на хранение по описи нотариус помещает принятые документы в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается только нотариусом. Если документы принимаются нотариусом на хранение без описи, то они по его усмотрению могут быть помещены в отдельный пакет, который будет подписан и опечатан нотариусом.

В случае принятия документов на хранение по описи нотариус несет ответственность за их сохранность. Отличительной особенностью принятия документов на хранение без описи является то, что нотариус в этом случае несет ответственность лишь за сохранность упаковки передаваемых документов.

В подтверждение принятия на хранение документов нотариус выдаст сдавшему их лицу свидетельство по форме, утвержденной Минюстом России, следующего содержания.

Второй экземпляр выдаваемого нотариусом свидетельства о принятии документов на хранение остается в нотариальном деле.

Принятые на хранение документы подлежат возврату по окончании срока хранения либо ранее при наличии соответствующего заявления сдавшего их лица или вступившего в законную силу судебного решения. Документы выдаются нотариусом:

  • – лицу, сдавшему документы на хранение;
  • – лицу, уполномоченному действовать от имени лица, сдавшего документы;
  • – лицу, указанному в судебном решении.

Принятые документы могут быть выданы нотариусом лицу, сдавшему их, или уполномоченному лицу по предъявлении ими свидетельства о принятии документов на хранение и описи принятых на хранение документов, если документы передавались без упаковки.

Если документы выдаются в соответствии с судебным решением, предъявление свидетельства о принятии документов на хранение и их описи не требуется, но в обязательном порядке должна быть предъявлена копия вступившего в законную силу судебного решения.

Прежде чем выдать находившиеся на хранении документы нотариус помимо общих совершаемых действий сличает предъявленное ему свидетельство и опись со свидетельством и описью, находящимися у него в нотариальном деле.

[attention type=yellow]
В случае предъявления нотариусу копии судебного решения он сличает содержащуюся в этом решении информацию с содержанием материалов соответствующего нотариального дела.
[/attention]

Документы могут быть выданы только при отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий.

В соответствии с п. 94 Правил нотариального делопроизводства лицо, которому вручаются документы, находившиеся на хранении у нотариуса, выдает нотариусу расписку в получении документов, остающуюся в нотариальном деле. Форма расписки утверждена названными Правилами и ее содержание сводится к следующему.

Источник: https://studme.org/31689/pravo/prinyatie_hranenie_dokumentov

Хранение документов у нотариуса: для чего нужна данная услуга?

Какие документы принимает нотариус на хранение
Сейф нотариальной конторы является местом, где лучше хранить документы, которые важны и значимы для владельца. К ним относятся долговые расписки, завещание, вещественные доказательства, оригиналы договоров и другие письменные свидетельства.

Сколько времени нужно хранить документы

Требования к срокам, в течение которых нельзя уничтожать документальные

свидетельства, регулируется положениями ГК РФ (ст. 196), Законом о защите прав потребителей, Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. с Перечнем типовых управленческих архивов и другими законодательными актами. В отношении документов для физических и юридических лиц установлены различные сроки хранения:

  • товарные чеки и этикетки – 2 недели;
  • квитанции ЖКХ, исходя из срока исковой давности – 3 года;
  • выписка из регистрационной книги нотариуса при удостоверении сделки с недвижимостью – 1 месяц;
  • 3 месяца для чеков по эквайрингу с последующей передачей в архив;
  • трудовые договоры и личные дела работников – 75 лет для сотрудников, оформленных до 2003 г., 50 лет – для зачисленных на работе после 2003 г.;
  • договоры об оказании услуг – 5 лет;
  • налоговые декларации – не менее 5 лет;
  • банковские выписки ООО – 5 лет;
  • договоры с контрагентами – 5 лет с момента окончания срока действия.

При оплате коммунальных услуг онлайн следует распечатывать платежные поручения или сохранять их электронные версии в отдельной папке компьютера. Длительный срок хранения личных дел и соглашений с работниками объясняется востребованностью данных при восстановлении трудовых книжек и начислении пенсии. Архив предприятия является местом, где можно хранить документы субъектам хозяйственной деятельности. Перед помещением письменных свидетельств составляется опись, перед утилизацией – акт об уничтожении. Допустима оцифровка архива – перевод бумажных носителей в электронный вид.

Хранение документов у нотариуса

Ряд письменных свидетельств нужно хранить вечно – паспорта, свидетельства о рождении, браке или разводе, правоустанавливающие документы на недвижимость, завещание и другие. Деятельность нотариальных работников по принятию документов на хранение у физических и юридических лиц регулируется ст. 97, 98 Основ законодательства о нотариате.

При оформлении на хранение документов нотариусом составляется договор об оказании услуг, опись с названием, количеством страниц и описанием физического состояния письменных источников. В сейфовое хранилище также принимаются графические изображения (фотографии, рисунки), аудио- и видеозаписи на различных носителях. Под ответственность нотариуса передаются:

  • выданные государственными органами справки, свидетельства, дипломы, выписки;
  • личные документы граждан, долговые расписки, чертежи, патенты, рукописи и пр.;
  • письменные и иные свидетельства юридических лиц, востребованные при решении хозяйственных споров на предприятиях.

Не принимаются документы, содержащие государственную или коммерческую тайну.

Бумажные и другие носители вкладываются в пакет, который опечатывается. На нем проставляется дата, срок хранения по договору. Нотариусы принимают запечатанные клиентами конверты с неизвестным содержимым.

В этом случае владельцу пакета также выдается нотариальное свидетельство Ф-22 о передаче документов, а при его предъявлении происходит возврат письменных и других свидетельств собственнику.

При принятии документов на хранение по описи нотариус помещает принятые документы в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается только нотариусом.

Если документы принимаются нотариусом на хранение без описи, то они по его усмотрению могут быть помещены в отдельный пакет, который будет подписан и опечатан нотариусом.

В случае принятия документов на хранение по описи нотариус несет ответственность за их сохранность. Отличительной особенностью принятия документов на хранение без описи является то, что нотариус в этом случае несет ответственность лишь за сохранность упаковки передаваемых документов.

В подтверждение принятия на хранение документов нотариус выдаст сдавшему их лицу свидетельство по форме, утвержденной Минюстом России, следующего содержания.

Второй экземпляр выдаваемого нотариусом свидетельства о принятии документов на хранение остается в нотариальном деле.

Принятые на хранение документы подлежат возврату по окончании срока хранения либо ранее при наличии соответствующего заявления сдавшего их лица или вступившего в законную силу судебного решения.

Документы выдаются нотариусом:

  • – лицу, сдавшему документы на хранение;
  • – лицу, уполномоченному действовать от имени лица, сдавшего документы;
  • – лицу, указанному в судебном решении.

Принятые документы могут быть выданы нотариусом лицу, сдавшему их, или уполномоченному лицу по предъявлении ими свидетельства о принятии документов на хранение и описи принятых на хранение документов, если документы передавались без упаковки.

Если документы выдаются в соответствии с судебным решением, предъявление свидетельства о принятии документов на хранение и их описи не требуется, но в обязательном порядке должна быть предъявлена копия вступившего в законную силу судебного решения.

Прежде чем выдать находившиеся на хранении документы нотариус помимо общих совершаемых действий сличает предъявленное ему свидетельство и опись со свидетельством и описью, находящимися у него в нотариальном деле.

[attention type=yellow]
В случае предъявления нотариусу копии судебного решения он сличает содержащуюся в этом решении информацию с содержанием материалов соответствующего нотариального дела.
[/attention]

Документы могут быть выданы только при отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий.

ЕСЛИ НАШ МАТЕРИАЛ БЫЛ ВАМ ИНТЕРЕСЕН, ОЦЕНИТЕ ЕГО, НАЖАВ ПАЛЕЦ ВВЕРХ!!!

ПОДПИСЫВАЙТЕСЬНА НАШ КАНАЛ, ЧТОБЫ НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ!

ПОДЕЛИТЕСЬ ЭТОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ С ДРУЗЬЯМИ В СОЦСЕТЯХ!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e51f0ba11638a2a18c14a36/hranenie-dokumentov-u-notariusa-dlia-chego-nujna-dannaia-usluga-5f4730debde1b7679f2df2d7

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.